Hace poco respondimos en la comunidad de HubSpot una consulta de un usuario preocupado por sus campañas de email pausadas debido a una alta tasa de rebotes.

Y es que se habla mucho de la importancia de contar con una buena base de datos, pero quizás no se habla en detalle o con tanta profundidad o a modo de entender qué puedes comenzar a implementar hoy mismo en tu portal de HubSpot.

Primero: Comprender la entregabilidad y reputación

Un de los pilares principales a la hora de pensar en el Email Marketing es la seguridad. Sobre este tema puedes aprender más junto a nosotros en la nueva Certificación de Email Marketing.

Todas las herramientas de email tienen procedimientos de seguridad y ante altas tasas de rebote o spam pueden proceder a la suspensión de los envíos.

En el mundo del email marketing, la entrega y la entregabilidad son importantes.

• La entrega es la velocidad dirección de correo electrónico de una persona, siempre que no sea rechazado por el servidor de correo del el servidor de correo del destinatario, lo que se denomina rebote. La entrega es la primera puerta por la que y su tasa de entrega es el porcentaje de correos electrónicos que logran atravesar esa puerta.
  esa puerta.
• La entregabilidad es la probabilidad de que el mismo correo electrónico llegue a una bandeja de entrada principal. En otras palabras, es la probabilidad de que su correo electrónico sea visto y se interactúe con él.

La puntuación de entregabilidad incluye otros factores también, como la reputación del remitente, la autenticación y la configuración del dominio.

La reputación del remitente, en la que influyen las interacciones con los contactos y la autenticación del correo electrónico, es una puntuación que un proveedor de servicios de bandeja de entrada (ISP), como Gmail o Outlook, asigna a tu organización cuando recibe correos electrónicos de tu marca. Cuanto mayor sea tu puntuación, más probable será que un ISP entregue tus correos electrónicos a las bandejas de entrada de tus contactos. Esta puntuación es única para cada ISP y no se hace pública, ya que cada ISP utiliza este algoritmo para proteger su red y a sus clientes.

Los principales factores que influyen en tu reputación y pueden afectarte (o incluso lograr que plataformas de envío te bloqueen) son los rebotes y los marcajes de SPAM. Ten en cuenta que cuando la plataforma bloquea tu dominio para el envío de correos por culpa de tu reputación, en muchos casos, es difícil de volver a habilitar, por es importante que lo tengas en cuenta.

¿Cómo tener una base de correos saludables en tu CRM de HubSpot?

En primer lugar es fundamental mencionar la importancia de construir tu propia bases de prospectos. [Sí quieres leer más sobre este tema puedes ver este artículo: Bases de datos propias para vender más.] Evitar caer en la picardía de comprar bases de datos que solo te harán perder tiempo, dinero y reputación.

Tener una base de datos saludable de trata de tener una base de contactos interesado en tus productos o servicios y con potencial de ventas. SI acaso te preguntas ¿Porqué no le estoy vendiendo a mi base de datos? Es porque probablemente no es el target correo y/o está desactualizada. Tu base de correos es de un potencial enorme de ventas, si tienes la base correcta.

Entonces, repasemos juntos algunas cuestiones básicas y saludables para una buena performance de los correos electrónicos.

1. Antes de realizar una importación de bases de datos  a tu portal de HubSpot o antes de realizar un envío, debes chequear que las casillas de correo sean correctas y existentes. Aquí lo recomendable es aprovechar herramientas de terceros como por ejemplo Kickbox Email Validation, Clearout o DeBounce que se integran con HubSpot y que harán el trabajo de verificar que las casillas sean correctas y que puedan recibir correos. De esta forma evitas los rebotes duros.
2. Segmentar tu base de datos: Muchas veces se cae en la tentación de enviar un mismo correo a toda la base, y esto termina en spam o en desuscriptos. Entonces aquí te recomiendo tomarte un poco más de tiempo, aprovechar las herramientas de IA y pensar diferentes emails para tus diferentes audiencias.
3. Realizar pruebas A/B. Realizar experimentos sobre el título de tus correos, o diferentes mensajes o call-to-action te ayudará a conocer mejor lo que resuena con tu audienca.
4. Analizar la performance: Para esto puedes apoyarte en el nuevo panel de "Health"o Estado de tus correos. Esto lo encuentran en la sección de Correos > en la pestaña Estado.

De aquí seguro podrás sacar muchas cosas a mejorar como por ejemplo, Trabajar los títulos de tus correos para lograr mayor apertura o trabajar el contenido y CTAs para obtener mayores clicks.

5. Depurar la base de datos nuevamente. Tomar los rebotes y los no recibidos/enviados y trabajar para actualizar la información del correo del contacto y volver a realizar un envío. Aquí te puedas apoyar en LinkedIn o herramientas de 3ros.

6. Crear listas de exclusión para aquellos contactos con email a los que no vayamos a escribirles a futuro (y que no quieran eliminar del CRM) También puedes marcarlos como "Contactos de No Marketing"en tu CRM para no ocupar capacidad de tu licencia. Aquí HubSpot tiene un proceso automático para dejar de enviar tus correos a contactos con poco engagement, es decir, que no hayan abierto tus correos anteriores. 

Apoyate en las herramientas de HubSpot para tu housekeeping

Si bien todo lo que hemos conversado puedes ir haciendo de a poco y manualmente, a medida que avanzas en la implementación y uso de tu portal se hace más completo de supervisar y mantener. Por eso,  aprovecha todas las herramientas que tienes disponible en tu CRM de HubSpot para agilizar este proceso.

1) Listas: puedes utilizar las listas para monitorear audiencias, rebotes y prospectos con baja interacción. De esta forma podrás utilizar estas listas para trabajar los contactos ya sea mediante remarketing y publicidad (vinculado con audiencias de HubSpot) o ya sea mediante llamados.

2) Workflows: aprovecha esta herramienta para nutriciones y actualizaciones a escala. Puedes utilizarla para mover tus contactos a "No marketing" cuando den rebote o bajo engagement, también para realizar nutriciones e incluso para notificar al propietario o responsable del contacto cuando alguna información esté incompleta.

3) Reportes: aprovecha los paneles y reportes para dar seguimiento tanto a la métricas de tus estrategias de correo, a tus métricas de negocio deseadas y también para dar seguimiento al estado de tu base de datos. Algunos reportes útiles aquí es contactos sin correo o con correos rebotados, contactos sin propietario, contactos con bajo engagement, contacto de marketing, contactos de no marketing, entre tanto otros.

Como verás, trabajar la base de datos es una tarea constante si buscas mantenerla útil y actualizada. Recuerda que tu base de datos tiene un potencial de ventas enorme para tu empresa y que no sirve mantener bases enormes pero de mala calidad.