Ya sea al final del año o al principio de uno nuevo, es hora de revisar tus métricas y performance. Por supuesto, siempre habrá sorpresas sobre cosas que no han funcionado tan bien como deberían. Entonces es el momento de auditar el portal y crear el plan de acción para el próximo periodo. Pero quizás te preguntes por dónde empezar. Aquí tienes una guía.

Audita tu modelo de datos

El primer paso fundamental que enseñamos a todos los Super Admins en el Bootcamp oficial de HubSpot's Academy es entender el modelo de datos y, por supuesto, la calidad de tu información.

Y con esto nos referimos a tener siempre claros los objetos utilizados en el portal y sus propiedades (prepárate para sorprenderte si hace tiempo que no lo haces).

Y en cuanto a las propiedades, ten muy claras las que son clave para el negocio. Por ejemplo, rol de compra del contacto, industria de la empresa, IPC y TAM, fecha de cierre de negocio abierta, categoría del ticket, tickets pasados de SLA, etc....

Organiza a tus usuarios

Como ya sabrás este año HubSpot cambió el esquema de contratos para todos los clientes pasando a un modelo basado en asientos.

¿Y por qué es esto importante para TODOS los clientes de HubSpot? Porque todas las cuentas van a ser migradas a este nuevo modelo a finales de 2025 y esto impactará en tu presupuesto. Así que si aún no has sido migrado (cuentas starter y algunas cuentas pro) lo serás, por lo que necesitas hacer un plan y prepararte para la migración. Los mejores resultados se obtienen con la preparación.

Lo más importante que debes saber ahora es que todas las personas de tu organización que necesiten trabajar en HubSpot necesitarán una cuenta de pago, así que se acabaron los usuarios gratuitos.

Otra cosa importante a revisar es quién hace qué en HubSpot. Echa un vistazo a los conjuntos de permisos para cada rol en la empresa. Y si no hay ninguno, defínelos y créalos. Y si ves que todo el mundo es superadministrador, es que no has prestado atención.

Recuerda:NO todos los usuarios deben tener un rol de superadministrador, ya que esto supone un agujero de seguridad muy grave para tu organización..

Comprender la calidad de los datos

La única forma de conocer el estado de la base de datos y la calidad (y fiabilidad) de su información es disponer de un buen conjunto de cuadros de mando de informes con indicadores clave de calidad de los datos y métricas de salud. Esto te permitirá actuar a tiempo si faltan puntos de datos o son incorrectos.

Es normal encontrarse con que hay muchos agujeros en la información que nadie tiene tiempo o interés en rellenar. Quizá haya llegado el momento de considerar herramientas de enriquecimiento de datos como Breeze o Clay para ayudar a tu equipo a mantener una base de datos sana y actualizada.

Empieza por crear un cuadro de mandos sólido con los datos más importantes que debes vigilar. A continuación, planifica cómo quieres enfocar una solución. Por ejemplo, podrías empezar completando 20 registros por semana (por supuesto, esto sólo tiene sentido en una base de datos pequeña, a escala necesitarás alguna automatización/herramienta).

Supervisa tus procesos

Si hablamos de procesos de marketing, analiza su rendimiento e identifica áreas de mejora en relación con la entregabilidad y las tasas de apertura de tus correos electrónicos, el rendimiento y la conversión de sus campañas publicitarias o incluso si sus automatizaciones están alcanzando los objetivos (porque tiene objetivos para tus flujos de trabajo, ¿verdad? ¿verdad?).

La atribución también es clave para el marketing: querrás saber qué fuente está generando más contactos para tu empresa y también qué contactos están prosperando, convirtiéndose en conversaciones con ventas y generando más negocios.

Examina tus procesos de ventas. Siempre puedes analizar la utilización del pipeline y las actividades realizadas por el equipo. Seguro que encuentras elementos que destacar y también cosas que mejorar o simplificar.

La clave está en entender en qué parte del proceso de ventas estás apoyando tus objetivos o en qué parte estás creando fricciones. Pregúntate: ¿podemos ayudar a la gente a ser más eficiente? ¿cómo? ¿Podemos ofrecer a los empleados mejores herramientas, contenidos o automatización para cerrar negocios?

En el caso de los procesos de atención al cliente, si pensamos en el uso de Tickets, probablemente quieras entender la razón por la que recibes consultas y evaluar qué se puede mejorar para minimizar esas consultas o quejas en el futuro. Tal vez una rica base de conocimientos llena de preguntas frecuentes, generar contenido de autoservicio, un mejor proceso de incorporación de clientes, contenido educativo... entre otros.

Si tienes tu sitio web en HubSpot, puedes ver fácilmente todo el recorrido del cliente. Si es así, puede haber mejoras en la experiencia del usuario o experimentos que podrías considerar para el próximo año para ver si tus tasas de conversión mejoran. Considera también actualizarte al nuevo Content Hub con una fantástica IA (dame las gracias después).

Revisa las integraciones y tu pila tecnológica

El presupuesto es la conversación clave en esta época del año y todo el mundo se pregunta: ¿Estamos aprovechando al máximo HubSpot? ¿Deberíamos añadir o quitar algo? ¿Vale la pena esta otra plataforma?

La clave aquí es tener un escenario claro de todas las aplicaciones y herramientas que utiliza la empresa, cómo las utilizan, quién solicitó esta herramienta/es responsable de ella, cuál es el objetivo principal para su uso. Una vez que sepas esto, podrás evaluar si sustituirla por una funcionalidad de HubSpot o si sería mejor integrarla.

Si vas por la vía de la integración, pregúntate: ¿cuál es el impacto en HubSpot, qué pretendemos conseguir, qué nueva información tenemos en el CRM sobre la que podemos informar? Si nada de esto está claro, piénsatelo dos veces.

Si una integración ya no está en uso, tienes que desconectarla porque podría ser una brecha de seguridad para tu negocio. No querrás que terceros accedan a tu información sin motivo.

Elabora tu plan

Ahora que hemos sentado las bases para que las revises, puedes elaborar un plan para mejorar el año que viene. Pero puede ser solitario ser el único responsable del CRM, digamos el superadministrador, puede que quieras hacer una lluvia de ideas con personas igualmente implicadas y seguro que quieres la opinión de un experto.

Como Donald Rumsfeld dijo una vez: "Hay conocidos conocidos... y desconocidos desconocidos". Cuando se trata de tu configuración de HubSpot, es importante no sólo abordar lo que sabes que necesita mejorar, sino también identificar los posibles puntos ciegos que podrían estar frenando a tu equipo.

Es por eso que hemos creado el Quick Check de Andimol, para tener una sesión en VIVO de 90 minutos con Martin y Lucy (más de 20 años de experiencia combinada con conocimientos tanto estratégicos como técnicos) para ayudarte a revisar tu plan, tu estado actual y considerar todas las opciones para tus próximos pasos.

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