La integración es muy importante, pero a menudo se deja para el final cuando se elige nueva tecnología para una empresa, lo que puede causar problemas. Con HubSpot, hay muchas maneras de "conectarse" y compartir información de forma sencilla. En este artículo, vamos a ver cómo se puede integrar HubSpot con otros sistemas y plataformas, y qué hace única a cada opción.

Qué significa Integrarse a HubSpot?

Siempre que una empresa tiene un montón de tecnologías diferentes, surge la pregunta: ¿podemos conectarlas a HubSpot?

HubSpot es el centro donde se concentra toda la información de nuestros clientes y donde se realizan muchas de las operaciones de tu equipo durante todo el día. Así que piensas en todo: correo electrónico, calendario, herramientas de reuniones y todo eso. Pero las empresas también tienen otros sistemas con información de facturación, datos de fabricación, ERP e incluso sus propios productos si son empresas SaaS.

Conectar todas estas cosas a HubSpot no sólo es posible; es esencial. A veces puede ser una conexión única y bastante automática. HubSpot tiene un montón de ellas disponibles en el Marketplace para todas las herramientas operativas que acabo de mencionar.

Hay integraciones que se encargan de que los datos estén siempre al día entre dos sistemas, como HubSpot y un ERP. Esto es súper importante porque así la información de tus clientes está siempre actualizada en ambos lugares al mismo tiempo.

Imagina que tienes un cliente que cambia su dirección o su número de teléfono; con estas integraciones, esos cambios se reflejan automáticamente en los dos sistemas, sin que tengas que hacer nada extra.

Imagina tener la información de facturación del ERP en HubSpot: saber quién tiene deudas pendientes, quién ha incrementado su límite de crédito, o qué productos están disponibles en el inventario para vender.

Es como tener a tus sistemas hablando entre ellos para que todo esté en orden y no se te escape nada.

Así que sí, todo se puede conectar a HubSpot de diferentes maneras dependiendo de lo que quieras hacer, de lo que necesite la empresa y de cómo quieras utilizar esa información. A continuación entones te cuento esas opciones.

Las Integraciones nativas

En primer lugar, considera las integraciones nativas. Por lo general, son las de menor complejidad. Las integraciones nativas permiten conexiones directas entre aplicaciones porque HubSpot las soporta directamente.

A menudo, se pueden configurar sin necesidad de programar. Solo es necesario conectar las aplicaciones utilizando credenciales como nombres de usuario, contraseñas y permisos. La configuración suele ser sencilla y guiada. Sin embargo, la transferencia de datos entre sistemas nunca es realmente sencilla y pueden producirse problemas. Por eso, siempre hacemos muchas pruebas antes.

El inconveniente es que no abarcan todos los casos de uso. Abordan las demandas más comunes del mercado, pero es posible que no se adapten a necesidades específicas de cada empresa. Aun así, es mejor empezar con integraciones nativas. Si satisfacen tus necesidades, las integraciones nativas realizadas por HubSpot son fiables y eficaces. Son la mejor opción si resuelven tu caso de uso.

Estas integraciones suelen limitarse a los objetos y propiedades estándar de HubSpot o requerir Operations Hub para ampliar las opciones de personalización, aunque no siempre es necesario. Cualquier superadministrador puede manejarlas sin necesidad de tener conocimientos de programación. Las configuraciones se realizan generalmente dentro de HubSpot, lo que simplifica mucho las cosas.

En general, las integraciones nativas se sienten orgánicas y naturales. Cabe aclarar que una vez realizada la integración, los datos se mantienen guardados y actualizado en el CRM.

Utilización de Middleware

Este tipo de aplicaciones son también conocidas como conectoras, es decir que están en medio de 2 aplicaciones. La más conocida suele ser Zapier.

Este tipo de aplicaciones admiten en varios casos la posibilidad de mapear propiedades y objetos personalizados aunque requiere un conocimiento técnico medio para su configuración. La información que se sincroniza también queda guardada en HubSpot de forma permanente.

Además el precio de este tipo de aplicaciones suele estar basado en la cantidad de transacciones o sincronizaciones lo cual puede volverse sumamente costoso ante grandes volúmenes de información.

¿Cuándo hay que plantearse utilizar middleware para las integraciones? Bueno, cuando no se encuentra una integración adecuada en el mercado de aplicaciones, como he mencionado antes, o si las aplicaciones disponibles no responden plenamente a su caso de uso. También es crucial que el volumen de datos a intercambiar sea bajo y la frecuencia, preferentemente, de ejecución baja. 

Además, es vital que la seguridad informática lo permita. Introducir middleware significa insertar un software que se sitúa entre dos o más aplicaciones empresariales críticas. Básicamente, se crea un nuevo punto de interacción en el que se intercambia información crítica. A menudo, a la seguridad informática no le gusta mucho esta complejidad añadida.

Las integraciones custom o "a medida"

Entre las integraciones personalizadas, incluimos desarrollos con la API de HubSpot y con la otra aplicación que deseemos conectar. Esto permite el intercambio de datos, el mapeo de la información y un control preciso sobre qué sincronizamos, cuándo y cómo. Se definen meticulosamente la frecuencia, los datos originales y los últimos datos actualizados. Estas reglas de mapeo de datos y métodos para copiar información entre sistemas se adaptan específicamente a las necesidades de cada empresa. La nueva información se crea y almacena en el CRM.

Muchas veces recomendamos Operations Hub para la sincronización activa de datos. Este enfoque suele ser más rentable que herramientas como Zapier, cuyos costes aumentan rápidamente con el volumen de transacciones. Además, el equipo de Seguridad Informática ve con buenos ojos Operations Hub porque todo el código, la lógica y los datos utilizados en el proceso de integración residen dentro de HubSpot. Esto significa que no estamos introduciendo un nuevo punto de fallo o brecha de seguridad en la pila tecnológica de la empresa. Un dolor de cabeza menos, por lo tanto.

Para las integraciones personalizadas de esta naturaleza, es decir, proyectos únicos adaptados a su empresa, el primer paso suele ser la elaboración del alcance técnico del proyecto. Este proyecto técnico evalúa la viabilidad, realiza pruebas de concepto y define todos los requisitos de ambas partes.

Estas integraciones suelen ser complejas y requieren conocimientos técnicos y de programación, incluso para su mantenimiento. Por lo tanto, solo debe optar por esta vía si realmente tiene sentido para sus necesidades específicas y no basta con una integración nativa. Como ya se ha mencionado, esta opción es aconsejable cuando el volumen de transacciones o la comunicación de datos no es pequeño, lo que hace que los costes del middleware tiendan a ser bastante altos.

Las tarjetas personalizadas o Custom cards

Las tarjetas personalizadas permiten acceder a la información de un sistema externo dentro de HubSpot sin que esta se registre necesariamente en el CRM. Aunque es una opción, no es obligatoria. Estas tarjetas funcionan como una ventana a otro sistema, lo que puede ser particularmente útil cuando se trata de ampliar lo que vemos en el registro de un cliente.

Imagina que estás viendo una empresa y quieres acceder a la última información de pago almacenada en el ERP directamente desde el registro de la empresa. Es maravilloso: no es necesario almacenar estos datos en HubSpot. En lugar de eso, los tienes justo donde los necesitas, sin necesidad de entrar en el ERP. Aparece directamente en el registro de la empresa, que es el lugar más adecuado y útil para verlo.

Este tipo de tarjetas personalizadas se desarrollan para cualquier empresa y se pueden añadir a la vista de cualquier objeto. Como en el ejemplo anterior, se puede colocar una tarjeta en el registro de una empresa, pero también puede estar en un contacto, un negocio o cualquier objeto personalizado como «propiedades» en el sector inmobiliario y «cuentas» en el sector de software/SaaS.

No es menor decir que estas tarjetas se ven de forma completamente nativa, al igual que todo lo demás en HubSpot. El usuario no se dará cuenta de que está accediendo a información de otro sistema. Además, las tarjetas permiten ofrecer una gran interactividad, con funciones de búsqueda, refresco de información, grabación, toma de acción, lo que permite una potente personalización del CRM.

Integración de reportes externos en los tableros de reportes

De forma similar a la tarjetas personalizadas que se visualizan en los registros, podemos visualizar información externa desde un reporte en un tablero de reportes o dashboard. Esta forma es solo de visualización sin grabar información en el CRM, pero sirve para quienes quieres integrar toda la información para reportar en un sólo lugar, a modo de facilitar la evaluación, realizar comparaciones y tomar decisiones. 

¿Cuál es el primer paso si estás pensando en integraciones?

El primer paso antes de realizar una integración es el estudio de factibilidad técnica o Scoping de Proyecto técnico como lo llamamos nosotros. En el mismo se evalúa la necesidad, las herramientas por integrar, los datos y hasta pueden realizarse pruebas de concepto. El resultado de este proceso es el plan o propuesta sobre la/las opciones correctas o posibles para realizar la integración.

Entonces, si estás pensando en integrar alguna aplicación o sistema con HubSpot, agenda tu scoping técnico ahora aquí.