La evolución de la IA en HubSpot: Una nueva era para los administradores

A medida que la tecnología de inteligencia artificial (IA) continúa avanzando, está trayendo cambios transformadores a la forma en que gestionamos los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como HubSpot. La IA ya no es sólo una palabra de moda; se está convirtiendo en una parte integral de la forma en que operan las empresas. Para los administradores de HubSpot, esto significa un cambio significativo en las funciones y responsabilidades. Atrás quedaron los días en que los administradores se limitaban a la entrada manual de datos y tareas rutinarias. El aumento de las funciones de IA en HubSpot está marcando el comienzo de una nueva era en la que los administradores pueden aprovechar las herramientas avanzadas para mejorar sus capacidades y eficiencia.

HubSpot ya ha introducido más de 73 funciones de IA, y este número no deja de crecer. Estas funciones están diseñadas para automatizar varios aspectos de la gestión de CRM, desde el análisis de datos hasta las interacciones personalizadas con los clientes. Por ejemplo, las recomendaciones de modelos de datos basadas en IA pueden ayudar a los administradores a generar configuraciones personalizadas para su CRM, haciendo que el proceso de incorporación sea más fluido y eficiente. Imagina hablar con la interfaz de inteligencia artificial de HubSpot, como lo harías con ChatGPT, y que se encargue de tareas complejas en tiempo real. Esto no es un futuro lejano; está sucediendo ahora.

Oportunidades y desafíos en la gestión de CRM impulsada por IA

Si bien la integración de la IA en HubSpot nos ofrece numerosas oportunidades, también presenta varios desafíos. A muchos administradores les preocupa que la IA deje obsoletas sus funciones. Sin embargo, como comentamos en nuestro último panel de expertos, la clave está en ver la IA como una herramienta que complementa las habilidades humanas en lugar de sustituirlas. Con la IA podemos ayudar a tu empresa a gestionar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, permitiendo a los administradores centrarse en aspectos más estratégicos y creativos de sus funciones.

Otro reto consiste en comprender las limitaciones de la IA. Los directivos de las empresas deben reconocer que, aunque la IA puede automatizar muchos procesos, no es infalible, ya que sigue siendo un trabajo en curso. Siempre decimos a nuestros clientes que existe el riesgo de confiar demasiado en la IA, lo que puede llevar a una mala toma de decisiones si la tecnología no se utiliza correctamente. Por ejemplo, las automatizaciones generadas por IA pueden parecer correctas a primera vista, pero sin una supervisión adecuada pueden causar problemas a largo plazo. Los administradores deben mantener un ojo crítico y asegurarse de que los resultados de la IA se ajustan a los objetivos empresariales y a la integridad de los datos.

El lado positivo es que los administradores pueden utilizar la IA para automatizar tareas rutinarias, como la introducción de datos, la clasificación de correos electrónicos y la segmentación de clientes. Esta automatización libera un tiempo valioso, lo que permite a los administradores centrarse en tareas de mayor nivel que requieren la creatividad y la perspicacia humanas. Por ejemplo, puedes utilizar la IA y Copilot para ayudar a generar descripciones precisas y detalladas de los flujos de trabajo, las propiedades y otros elementos de CRM, facilitando a los equipos la comprensión de la finalidad de cada herramienta y aumentando la adopción.

Mejora de las capacidades de administración: Aprovechar la IA para agilizar los flujos de trabajo

Ya hemos mencionado que la IA en los flujos de trabajo debe tener una supervisión adecuada. También merece la pena mencionar que para poder utilizar la IA correctamente es necesario conocer muy bien el modelo de datos del CRM, es decir, saber qué objetos y propiedades se le puede pedir a la IA que utilice.

La IA también puede ayudar a crear automatizaciones más eficientes y eficaces. Al analizar los datos y patrones existentes, la IA puede sugerir mejoras y optimizaciones que los administradores podrían no haber considerado. Este enfoque proactivo de las automatizaciones puede suponer un aumento significativo de la productividad y la precisión. Así, los administradores pueden testear estos flujos de trabajo generados por la IA en un entorno controlado, asegurándose de que cumplen los resultados deseados antes de su implementación completa.

Llevando la IA al siguiente nivel, ahora podemos incluir acciones de Ask Breeze en nuestros flujos de trabajo o incluso incluir OpenAI en acciones codificadas a medida para llevar las automatizaciones a su máxima potencia.

Gestión de datos no estructurados con IA: convertir el caos en claridad

Una parte sustancial de los datos dentro de HubSpot sigue siendo no estructurada, residiendo en correos electrónicos, registros de llamadas y otros formatos basados en texto. La gestión de estos datos no estructurados siempre ha sido un reto para todos nuestros clientes. Sin embargo, gracias a la IA, ahora podemos procesar y analizar estos datos de forma más eficaz. Estas tareas de ser realizadas por una persona insumirían una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo.

Un gran ejemplo son herramientas como Fathom, que pueden transcribir y analizar notas de reuniones, proporcionando información valiosa y elementos de acción sin necesidad de tomar notas manualmente. Esto, por supuesto, se puede sincronizar con tus registros de HubSpot.

Además, con la IA podemos ayudarte a identificar patrones y tendencias dentro de los datos no estructurados, convirtiendo lo que antes era información caótica en información procesable.

Por ejemplo, podemos ayudarte a clasificar y segmentar tu base de datos, buscar y completar el rol de un contacto, buscar y clasificar la industria de una empresa según tus criterios internos, clasificar las empresas por tier o categoría, analizar las interacciones de los clientes para detectar tendencias y predecir acciones (Esto permitirá a tus equipos tomar medidas proactivas para abordar los problemas antes de que se agraven o detectar oportunidades.)

Algunas empresas hasta se están animando a crear contenidos o textos personalizados para sus emails o sitios web dependiendo de diferentes variables dentro del CRM y confiando en la IA.

 Al aprovechar la IA, las empresas pueden conocer mejor a sus clientes y tomar decisiones basadas en datos que mejoren su satisfacción y fidelidad.

Te invitamos a revivir la sesión dirigida por Lucy Abal con Martin Angeletti en el evento Profoundly sobre IA (en inglés con subtítulos en español):

Aplicaciones en el Mundo Real: Cómo se utiliza actualmente la IA en HubSpot

Sabemos la IA puede ser un poco abrumadora, pero siempre recomendamos pensar primero en aplicaciones básicas y prácticas que ya mismo agreguen valor a tus procesos. Por ejemplo, Breeze AI permite a los administradores automatizar los procesos de enriquecimiento, mantenimiento y limpieza de datos (especialmente si tienes Operation Hub). Esto reduce la necesidad de extensos flujos de trabajo manuales y asegura que los datos permanezcan precisos y actualizados. Sin embargo, es importante tener en cuenta que, aunque la IA puede encargarse de muchas tareas, la supervisión humana sigue siendo crucial. Los administradores deben revisar y validar regularmente los resultados generados por la IA para garantizar que cumplen los estándares requeridos.

Preparar el futuro de la función de administrador: Adaptarse a un entorno HubSpot mejorado con IA

A medida que la IA continúa evolucionando, es esencial que los administradores de HubSpot se adapten y se mantengan a la vanguardia. Esto implica el aprendizaje continuo y la experimentación con nuevas características de IA. Los administradores deben acercarse a la IA con curiosidad y voluntad de explorar sus aplicaciones potenciales. Al hacerlo, pueden identificar áreas en las que la IA puede añadir valor e implementar soluciones que mejoren sus capacidades y los resultados de la empresa.

Además, los administradores deben centrarse en desarrollar una sólida comprensión del modelado de datos y las mejores prácticas de CRM. Este conocimiento les permitirá aprovechar eficazmente las herramientas de IA y garantizar que los resultados de la IA se ajusten a los objetivos empresariales. Por último, los administradores deben adoptar la IA como un acelerador que amplifica las habilidades del equipo y les permite lograr más en menos tiempo.

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