A una pregunta tan simple algunos responden nunca, una vez al mes o una vez al año. Y todos están equivocados. Si bien siempre oímos sobre esta pregunta, y la respuesta parece obvia, hay muchos errores de concepto en ella que son muy usuales.

Estamos en una era impulsada por los datos, en la que los equipos de marketing, ventas y atención al cliente comparten conjuntos de datos para aumentar la eficacia de la organización y facilitar la alineación.

PERO, más grande la empresa o la cantidad de datos, más grande el lío. Y basura entra en el CRM, basura sale en los reportes.

Y es así que existen niveles elevados de datos incoherentes, y no es sólo un equipo el que sufre las consecuencias. Es todo el mundo. Toda la empresa. Las consecuencias de esos datos erróneos se extienden a todos los rincones de la empresa que se ven afectados por ellos.  ¿Y de quién es la responsabilidad? Pues de todos, pero nadie se hace cargo. Entonces siempre debe haber en las empresas un SuperAdmin que tenga esta responsabilidad.

Ok entonces seguro la pregunta siguiente que te surge es ¿Con qué frecuencia audito? Pero momento, aquí esta el primer error. Vivir auditando es como seguir comiendo aún cuando te duele el estómago y esperar que se te pase solo. Pues no. 😰 Y que realizar una auditoría exhaustiva, sobre todo, todo el tiempo, se vuelve una tarea tan grande y eterna que nadie la termina, y obviamente no se vuelve repetitiva. Imagina cada vez que fueras a hacerla nuevamente es volver a empezar todo de nuevo.

👉ʏ ᴇꜱ ꜰᴜɴᴅᴀᴍᴇɴᴛᴀʟ ɴᴏ ᴄᴏɴꜰᴜɴᴅɪʀ ᴀᴜᴅɪᴛᴏʀɪᴀ ᴄᴏɴ ʟɪᴍᴘɪᴇᴢᴀ ᴅᴇ ᴅᴀᴛᴏꜱ.

Entonces ¿Cómo mantiene limpia una base de datos de contactos un SuperAdmin eficiente?

1. El primer paso es auditar para entender y encontrar cuál es el origen de los datos erróneos: ¿llegan por un formulario, es una sincronización entre plataformas, es una importación de datos, vienen de plataformas de publicidad, son ingresados a mano? ¿Quién lo carga? ¿Porqué y en qué momento?

Una vez que sabemos esto, siguen las conversaciones con los diferentes equipos para alinearse y repasar juntos la información correcta que es necesaria para todos y como vamos a obtenerla, en qué momento y bajo qué formato.

👉El formato de la información de las propiedades es SUPER HIPER importante, porque aquí yace el 80% de los problemas de los datos:

-Que si es texto hay faltas ortográficas, mayúsculas, acentos, abreviaciones.

- Que si son números con coma, con punto, con decimales, porcentuales.

Y la lista sigue.

Entonces para aquellas propiedades fundamentales para Marketing, ventas y post venta toca definir el formato de la propiedad (si pueden usar listas desplegables mejor) y toca definir en qué momento se solicita cada información y en qué canal.

Una vez que nos aseguramos que la información va a ingresar correctamente, ahora sí, nos vamos a corregir lo anterior.

📅Recuerda reunirte trimestralmente con todo el equipo para volver a repasar y actualizar las propiedades más importantes ya que pueden ir variando.

2. El segundo paso entonces es tener un buen tablero de control. ¿Cómo? Con reportes que monitorean estas propiedades importantes. Y es así que vamos a saber el volumen de información que hay para corregir.

Con esto claro podemos empezar a pensar y definir cuál es la mejor manera de corregirlo. Si a mano, si utilizando automatizaciones, si utilizando acciones programadas en Operations Hub o con apps de 3ros que nos asistan. Y si hablamos de grandes volúmenes de información, armamos tandas de trabajo con fechas.

🧹En este paso es que se da la Limpieza de datos propiamente dicha.

3. Ahora sí el 3er y último paso es auditar/visitar frecuentemente este tablero de reportes para controlar que todo siga en orden. ⏲Esta tarea sí puedes realizarla semanalmente es ideal ya que cualquier anomalía que detectes la puedas atender a tiempo.

También puedes apoyarte en las notificaciones automáticas que te ofrece HubSpot, como por ejemplo, cuando alguna automatización de tu proceso esté recibiendo mucha más o menos volumen de lo habitual.

✅Limpiar la base de datos de contactos con regularidad es una buena práctica para mantener la precisión y relevancia de los datos.

Si quieres confiar en los reportes que miras en el CRM para tomar decisiones, entonces tienes que limpiar con frecuencia tu base de datos.

Teniendo esto en cuenta, ¿con qué frecuencia audita y limpia su base de datos de contactos? ¿Una vez al mes? ¿Cada trimestre? ¿Una vez al año? ¿Cómo es el proceso? Si aún no lo haces, no desesperes, podemos ayudarte.