Hoy en día se necesita software para administrar la complejidad del esfuerzo actual de ventas y marketing, para medir resultados y tomar decisiones acertadas.

Sí, a todos los dueños de empresa les cuesta aceptarlo pero es así.

Historia de la gestión de negocios

Durante mucho tiempo manejaste tu negocio basado en el instinto y la memoria. Luego descubriste el Excel, comenzaste a volcar algunos números del negocio y algunos nombres de tus clientes recurrentes. Te ayudó a organizar lo que estabas haciendo y a manejar algunos cálculos simples. Pero eventualmente se convirtió en un archivo pesado, con miles de filas y columnas, con data difícil de encontrar y manejar.

Peor aún, no agregó ningún valor adicional, ni te ahorró tiempo, ni te ayudó a hacer mejores negocios.

Años más tarde, el software dio un gran salto adelante y seguramente compraste algún software de gestión. Es probable que hayas probado un par de opciones diferentes antes de decidirte por una que no sea demasiado complicada (ni costosa). Los pedidos se introdujeron en el sistema, emitías la factura y listo. Pero este sistema no ayudó necesariamente a tu equipo de ventas a ser más organizado y más eficiente (aunque seguro Marta de administración estaba chocha). Si te pidiera hoy que dejes tu software de gestión, seguro me dirías "ni loco", pero originalmente dudaste a la hora de comprarlo e implementarlo.

Con las herramientas o tecnología de marketing está pasando lo mismo hoy en día. Existe una gran variedad de opciones, algunos son simples y baratos, mientras que otros son más complicados y requieren una mayor inversión.

Hoy, los datos son clave para comprender a tus compradores, comprender cuáles de tus esfuerzos digitales dan fruto y cómo debes seguir invirtiendo tu plata. Los datos se ven y se recopilan en estas herramientas de marketing y ventas.Debido a que la gestión de marketing y ventas se ha vuelto mucho más compleja y amalgamada, contar una herramienta de medición y automatización de marketing y ventas ya no es opcional, es obligatorio.

La forma en que la gente compra hoy está haciendo que las prácticas de ventas y marketing estén más centradas en el comprador. Entender al comprador es la clave para detectar nuevas oportunidades de ventas e impulsar el crecimiento del negocio.

Esta claro entonces que tienes que contar con una herramienta o software de marketing. Lo que quizás no sepas es cómo obtener el máximo valor en tus acciones de marketing y ventas, cómo seleccionar las herramientas perfectas para tu empresa y cómo integrar esas herramientas en tus esfuerzos actuales. El objetivo es producir ciclos de ventas más cortos, tasas de cierre más altas y más clientes potenciales que tu equipo de ventas pueda cerrar.

Necesitas conocer el proceso de compra de los consumidores.

Tiempo atrás sabías si alguien estaba interesado en tu producto o servicio porque llamaban a tu oficina y te pedían hablar con un representante de ventas. (quizás hoy siga sucediendo tu producto o servicio es complejo).

Hoy, puedes conocer la intención de compra analizando lo siguiente: ¿Qué páginas de tu web visitaron? ¿Qué contenidos descargaron? ¿Cuánto tiempo estuvieron en tu sitio? ¿Cuántas veces visitaron tu sitio? ¿Qué emails abrieron? ¿En qué correos electrónicos hicieron click? ¿Qué artículos de blog leyeron? ¿Con quién han compartido tu contenido? Estos datos te brindan información importante sobre el recorrido personal que realizan antes de comprar, lo que es importante para ellos.

No tienes que adivinar más. Si usa estas herramientas correctamente, vos y tu equipo de ventas sabrán exactamente en qué están interesados tus clientes potenciales antes de tener una primera conversación. No es magia, es tecnología.

Tener acceso a estos datos y utilizar estos datos para mejorar continuamente los procesos de comercialización y ventas significa mejoras constantes en las tasas de cierre y los ciclos de venta cortos.

Generar contenidos en base a esta información demuestra que te importan sus problemas y desafíos. Muestra que tu empresa es fiable y quieres ser útil. Te permite ser su asesor y su guía de confianza porque tu mensaje pasa a ser "dejame ayudarte a tomar una buena decisión" en lugar de "llevate esto que no te interesa,pero el 2do va con 50% de descuento".

Unificar el proceso de Marketing y Ventas

Si revisas nuestro blog, verás que hablamos muy seguido sobre la importancia de terminar la brecha que existe históricamente entre marketing y ventas.

Otro beneficio del uso de software de ventas y marketing es alinear los objetivos y crear una estrategia conjunta para tu PYME. Necesitamos aumentar la capacidad de hacer que ventas y marketing sean más eficientes, aprovechar tácticas de automatización de algunas de las tareas recurrentes y necesarias para ayudar a los clientes potenciales a avanzar a lo largo del proceso de ventas. De esta manera logramos que el equipo de ventas pueda priorizar las consultas y atender aquellas con mayor oportunidad de cierre, como nos gusta decir "que están más calentitos". Una de las herramientas más obvias es la automatización de los correos electrónicos, por ejemplo, cuando alguien solicita un catálogo de producto.

Si puedes proporcionar continuamente contenido valioso, educativo y específico que responda las dudas durante el proceso comercial estarás ahorrando tiempo de tu equipo y acortando el ciclo de ventas. Y darás paso a que tus representantes de ventas se comuniquen por teléfono cuando el cliente potencial lo desee y así atenderá la llamada con gusto.

Por supuesto, todo esto debe planificarse dentro del proceso de marketing y ventas correctamente, personalizarse productivamente y optimizarse en función de los datos de rendimiento en torno a esos puntos de contacto. ¿Están abriendo tus correos electrónicos? ¿Se están moviendo y tomando la acción que estamos ofreciendo en esos correos electrónicos? Esto es casi imposible de entregar sin software y tu objetivo debe ser crear una experiencia incomparable para sus competidores

Una vez definido, el proceso de marketing y ventas en sí se tiene que reflejar y traducir en el software que ayuda a hacerlo posible. Se trata de saber qué necesitan tus prospectos, qué quieren, cuándo lo quieren y cómo lo quieren. Luego, se trata de ofrecerlo de una manera no amenazante, productiva y centrada únicamente en ayudarlos a tomar una decisión de compra segura. 

Una vez que consigues poner el proceso a funcionar, se trata de hacer que sea repetible, escalable y predecible, para que cada representante lo ejecute de manera similar en todo momento. No exactamente de la misma manera, porque necesitarán flexibilidad para ajustarse en función de las necesidades y tiempos de cada cliente potencial. Una vez que llegues a este punto, puedes comenzar a aplicar los pequeños cambios que lo hacen aún mejor con el tiempo. El software proporciona los datos sobre cómo funciona el proceso y la capacidad de detectar dónde mejorarlo. Necesitarás ambos, la parte humana y la parte tecnológica.

Analizar el embudo de ventas

En general, marketing analiza las acciones realizadas, eventos y la generación de oportunidades de venta. Desde ventas analizan el cierre de clientes. Pero hoy, creo que quieres ver todo el embudo de una vez y como un ecosistema. Por eso, como mencionamos en el punto anterior, es importante que sean 1 mismo equipo.

Si tuvieramos que graficarlo se vería así:

Cada etapa del recorrido del comprador y la tasa de conversión conectada proporciona información sobre las experiencias de tus prospectos con tu empresa y las oportunidades para mejorar esas experiencias, lo que mejorará tu capacidad para alcanzar tus objetivos de ingresos. 

Por ejemplo, hace poco trabajando con un cliente nuevo nos dimos cuenta de que sus propuestas de servicio no eran firmadas por los clientes porque eran muy técnicas (escritas por un abogado) y no las entendían. Miramos su documentación a la luz de responder preguntas cómo: ¿Es demasiado legal? ¿Es demasiado largo? ¿Hace que parezca que puede ser difícil trabajar con nosotros?¿Cómo podemos decir lo mismo en palabras más llanas que el cliente sí entienda? Al eliminar esta fricción, pudimos mejorar su tasa de conversión de propuestas / acuerdos / contratos presentados a nuevos clientes. Esto puede ser una gran mejora para ayudarte a alcanzar tus objetivos de ventas.

Herramientas que deberías considerar

La primera herramienta que debería tener hacer años es Google Analytics. Fue de las pioneras en medir el tráfico a tu sitio web y conversiones de contactos. Pregunta a tu equipo de marketing (o agencia) sí lo tienes (asegúrate de tener un usuario para acceder). La evolución de Analytics fue el Google Tag Manager, puede ser que tengas esto y no Analytics.

En Segundo lugar deberías tener un CRM (Customer Relationship Management). Traducido al castellano significa gestión de relaciones con clientes y es la evolución de las bases de datos en excel o en SQL.

La diferencia de los CRM es que partiendo de una base de datos  almacenan comportamiento y te dan contexto sobre las acciones que realizan. El mejor ejemplo de ello es HubSpot, pero existen otras como Zoho, Marketo o RdStation.

Es posible también que ya estes usando alguna de estas herramientas, pero que no hayas visto el mismo tipo de impacto comercial del que estamos hablando aquí. No es raro.

| El software solo rara vez resuelve los desafíos comerciales sin no hay un plan o un proceso bien definido detrás que le de sustento.

El software, como parte de un proceso de mejora continua y de la mano de una metodología de trabajo adecuada, contribuye manera inigualable a aumento de facturación y de ROI.

Puede ser momento de considerar pedir ayuda. Busca un asesor o agencia con experiencia en la instalación, configuración y uso de estas herramientas para producir resultados reales. En la mayoría de los casos, se necesita una perspectiva externa para identificar las áreas donde necesitas hacer cambios rápidos para producir grandes mejoras.