El principal error que cometen las empresas es pensar que todos en su equipo comercial tienen claro los pasos que tienen que seguir desde que llega una oportunidad hasta que se convierte en cliente. En la mayoría de los casos queda demostrado que cada comercial hace a su gusto y es por eso que no existe una proyección real de ventas.

Entonces ¿de qué hablamos cuando hablamos de un onboarding exitoso? Principalmente hablamos de definir un proceso o protocolo comercial standard que todos entiendan y puedan seguir.

Una implementación de tecnología como HubSpot en tu empresa debe ser como soporte de tu protocolo comercial. El proceso de onboarding o implementación debería abarcar varios pasos fundamentales para que suceda de forma exitosa y exista adopción.

Entre estos pasos hablamos de:

• análisis de proceso
• definición de requisitos
• instalación, configuración y personalización, pruebas
• capacitación del usuario.

Adicionalmente pueden tenerse en cuenta otros pasos más avanzados como integraciones de otros sistemas y plataformas.

También deberías considerar un asesoramiento posterior a la implementación para analizar el uso real y proponer mejoras y optimizaciones a realizar en dichos procesos implementados, de modo que puedan seguir beneficiándote.

Es importante entender la diferencia entre el onboarding de Ventas (el proceso comercial como tal) de un onboarding de CRM en el cual defines la información fundamental para nutrir tu proceso comercial. Idealmente puedes realizar ambos en paralelo de modo que toda la información recopilada en HubSpot tenga sentido.

Cómo trabajamos un proceso de Onboarding de Ventas

1. Definir el proceso o protocolo comercial

Antes de implementar es fundamental definir o revisar los procesos actuales. Revisar cada parte, identificar aquello que sea eficiente para potenciarlo y modificar aquello que no esté dando buenos resultados. También hay que tener cierta flexibilidad y aceptar que todos los procesos evolucionan y dan lugar a cambios, están en constante evolución.

Aquí vamos a enumerar también las prioridades a trabajar sobre este proceso y cuales son los principales indicadores a monitorear.

Este nuevo proceso lo validamos entonces con todas las partes de tu empresa involucradas, y lo documentamos.

Aquí puedes ver un ejemplo de cómo se vería el mapeo de tus procesos, cómo se relacionan los objetos y las propiedades o información necesaria.

Es fundamental que designes a alguien de tu equipo como referente central del proceso de implementación, para agilizar el proceso conjunto y que sea responsable de analizar el éxito de la implementación.

2. Implementación del proceso comercial en HubSpot

La implementación es el momento puntual en el que volcamos todas las definiciones del primer paso en HubSpot. Aquí realizamos la configuraciones técnicas necesarias para que tu portal de HubSpot comience a reflejar tu proceso comercial y cuentes con las herramientas necesarias para que tu equipo comercial comience a trabajar en él.

Aquí trabajamos sobre el pipeline o flujo de trabajo, sobre la información de tus negocios y sobre las herramientas de productividad asociadas.

Aquí te mostramos un ejemplo de cómo se ve un proceso de ventas en HubSpot.

La licencia de HubSpot que requiera tu negocio será el reflejo de la complejidad del proceso que quieras implementar. Es decir, acciones más complejas como automatizaciones, secuencias de ventas o rotación de la asignación del responsable comercial, seguramente requiera una licencia superior de la plataforma. Pero tranquilo, podemos decidirlo juntos.

3. Reportes sobre el proceso comercial

Para monitorear el proceso comercial debes tener claros los indicadores, métricas o KPIs que necesitar medir. Entonces nos aseguramos de generar los tableros e informes adecuados para que puedas acceder a esta información fácilmente. 

El objetivo central de tus tableros e informes es aportar información sobre la gestión diaria, semanal y/o mensual de tus comerciales y sus acciones. Los mismo se vuelven una guía o brújula diaria para el equipo acerca de sus tareas, pendientes y su grado de avance por sobre la cuota que deben cumplir.

Aquí es importante tener diversos tableros e indicadores, por ejemplo, a nivel gerencia, a nivel proceso comercial, a nivel gestión personal del comercial. Cada uno ayudará a la toma de decisiones en diferentes niveles.

4. Capacitación al equipo comercial

Por último, es fundamental entrenar a todo el equipo involucrado en el proceso comercial (pueden ser marketing y Ventas) sobre el funcionamiento del nuevo proceso implementado, así como también capacitarlos sobre las herramientas de productividad disponibles. 

A través de un programa de capacitación nuestro HubSpot Trainer le enseñará a tu equipo a utilizar todas las herramientas disponibles, aplicadas de la mejor forma para tu negocio. De esta forma te garantizas la comprensión e incorporación de los conocimientos, así como la adopción de los nuevos procesos implementados.