Descubre cómo realizar una auditoría efectiva de tu portal en HubSpot para obtener un plan de mejora, optimizar tu estrategia y mejorar los resultados del negocio.

¿Qué es una auditoría de portal en HubSpot?

Una auditoría de portal en HubSpot es un proceso de evaluación de tu cuenta de HubSpot para identificar posibles áreas de mejora y optimización. Consiste en analizar todos los aspectos de tu portal, desde la configuración técnica hasta la estrategia de marketing y ventas.

El objetivo principal de una auditoría de portal es asegurarse de que estás utilizando todas las funcionalidades de HubSpot de manera efectiva y maximizando su potencial para impulsar el crecimiento de tu negocio.

Durante una auditoría de portal en HubSpot, se revisan diferentes elementos, como la configuración de objetos y sus propiedades, la integración con otras herramientas, los usuarios/equipos/perfiles que trabajan en el portal, el estado de seguridad de tu cuenta, la organización, los procesos de ventas, la performance de las campañas de marketing, entre otros.  

En resumen, una auditoría de portal en HubSpot te permite obtener una visión clara de cómo estás utilizando la plataforma actualmente y te ayuda a identificar áreas de mejora y oportunidades para optimizar tus esfuerzos de marketing y ventas.

¿Cuando o cada cuánto debes realizar una auditoría?

El proceso de auditoría de un portal es un proceso constante llevado acabo por un SuperAdmin y constituye uno de los pilares fundamentales de su trabajo. Existen alguna tareas de revisión que se realizan de manera semanal, mensual o trimestral. Lo importante es que formen parte de una dinámica de trabajo que se sostenga en el tiempo para lograr escalabilidad y buenos resultados.

¿Necesitas algunos ejemplos?

Actividades semanales: Control de datos de contactos, negocios con información incompleta, errores en automatizaciones e integraciones.

Actividades mensuales: Análisis de métricas de performance, optimización de activos como documentos, plantillas, secuencias, nuevas audiencias y segmentación, rebotes duros de correos.

Actividades trimestrales: Revisión de permisos y usuarios, nuevos reportes, atribución de campañas por unidad de negocio, depuración de contactos a eliminar.

Beneficios de realizar una auditoría de portal

Realizar una auditoría de portal en HubSpot tiene varios beneficios para tu negocio:

1. Identificar oportunidades de mejora: Una auditoría te permite identificar áreas de tu portal que pueden ser optimizadas para maximizar los resultados de tus estrategias de marketing y ventas. Esto incluye ajustar configuraciones, mejorar flujos de trabajo y automatizaciones, y segmentar de manera más efectiva a tus contactos o incluso mejorar la comunicación interna entre los equipos de trabajo.

2. Optimizar tu estrategia: Al analizar las métricas de tus campañas y estrategias, una auditoría te ayuda a identificar qué tácticas están funcionando y cuáles no. Esto te permite ajustar tu estrategia en función de los resultados y enfocarte en las acciones que generan un mayor retorno de inversión.

3. Aumentar la eficiencia: Una auditoría de portal en HubSpot te ayuda a identificar procesos manuales que se pueden automatizar, lo que te permite ahorrar tiempo y recursos. Al automatizar tareas repetitivas, puedes enfocarte en actividades más estratégicas y de mayor valor para tu negocio.

4. Mejorar la experiencia del cliente: Al analizar tu estrategia de segmentación y personalización, una auditoría te ayuda a identificar oportunidades para mejorar la experiencia del cliente. Esto incluye enviar mensajes más relevantes y personalizados, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente y fomentar la fidelidad a tu marca.

Pasos para realizar una auditoría efectiva de tu portal en HubSpot

Realizar una auditoría efectiva de tu portal en HubSpot requiere seguir algunos pasos clave:

1. Definir los objetivos de la auditoría: Antes de comenzar, es importante tener claridad sobre qué aspectos específicos de tu portal deseas evaluar y mejorar. Esto te ayudará a enfocar tu auditoría y obtener resultados más relevantes.

2. Revisar la configuración técnica: Comienza revisando la configuración de tu portal, incluyendo los ajustes de propiedades, integraciones con otras herramientas y configuraciones de seguimiento de conversiones. Asegúrate de que todo esté correctamente configurado y funcionando de manera óptima.

3. Evaluar la estrategia de marketing y ventas: Analiza tus flujos de trabajo de automatización, segmentación de contactos y estrategias de contenidos. Identifica áreas donde puedas mejorar la personalización, la segmentación y la relevancia de tus mensajes para tus contactos.

4. Analizar métricas clave: Revisa tus métricas de marketing y ventas para evaluar el rendimiento de tus campañas. Esto incluye métricas como el tráfico del sitio web, tasas de conversión, generación de leads y cierre de ventas. Identifica qué tácticas están funcionando bien y cuáles necesitan ser ajustadas.

5. Documentar hallazgos y recomendaciones: Tienes que aguantar las ganas de tocar en el momento! (salvo que sea algo muy grave) Durante la auditoría, asegúrate de documentar todos tus hallazgos y recomendaciones. Esto te ayudará a tener un registro claro de las áreas de mejora y a establecer un plan de acción para implementar los cambios necesarios.

6. Definir un plan de acción: A partir de los hallazgos y las recomendaciones anotadas ahora toca poner fechas y responsables al plan de acción. Llevar adelante los cambios propuestos involucrará a muchas personas o equipos y es por eso que es importante armar un plan de acción con fechas concretar para cada paso y con los responsables involucrados en el proceso.

Herramientas útiles para auditar en tu CRM

Realizar una auditoria de todos tu portal HubSpot puede ser tan agotador y exhaustivo como desees. Y además, como se trata de un proceso que realizarás regularmente para mantener tu portal saludable, no existe una única forma de hacerlo.

Pero si estás familiarizándote con un nuevo portal o es la primera vez que vas a auditar tu portal actual y quieres una ayuda para comenzar, entonces aquí algunos pasos a seguir y secciones fundamentales a revisar:

1. Licencias: Comienza por entender bien qué grado de licencias tienes contratado. Esto te dará una idea de las herramientas que tienes disponibles actualmente. También recuerda revisar y mantener actualizado los responsables de contactos de la cuenta, ya serán los principales puntos de contacto de HubSpot con la empresa y los responsables de realizar cambios y/o nuevas contrataciones de licencias.

2. Usuarios y permisos: Super importante entender quién tiene acceso a nuestro portal y para hacer qué. Entonces revisa los usuarios activos, sus permisos, desactiva o elimina aquellos usuarios que no pertenezcan a la empresa o con quienes no trabajes más (si se trata de 3ros). Mantén los equipos y los conjuntos de permisos actualizados para facilitar la gestión.

3. Seguridad: El tema seguridad es super importante hoy día. Entonces asegúrate de tener tus datos personales actualizados, un teléfono de confianza cargado y tu autenticación de dos pasos activada (2FA). También revisa a nivel portal cuántos superadmins hay en la cuenta, si están utilizando la 2FA y qué acciones están realizando en el portal.

4. Integraciones:  Conocer el stack completo de herramientas que están utilizando es importante para tener cómo se genera o modifica la información dentro del CRM. Controlar que las app integradas estén activas y en correcto funcionamiento es un dato básico de seguridad de tu portal.

5. CRM - Objetos y Propiedades: Revisa qué objetos son los que se están utilizando principalmente, sus propiedades más importantes y más usadas, dónde son usadas esas propiedades y cómo. ¿Cómo ingresa esa información al CRM?

6. Herramientas de Marketing: Aquí puedes hacer una auditoría total de todas las herramientas, te recomendamos comenzar por Suscripciones de Marketing e Email Marketing y su performance (entrega, rebotes, aperturas, clicks), Anuncios y su performance, Redes sociales, Tráfico Web y código de seguimiento, Automatizaciones en uso y errores a revisar, listas de segmentación, organización de archivos, nomenclaturas de los activos...y más. Por supuesto que revisar el tablero con los principales indicadores/KPIs/OKRs que tengan serán parte de este proceso habitual, y si no existe, crearlo es el primer paso.

7. Ventas: Aquí vas a revisar los pasos del proceso actual, volúmen de oportunidad/negocios en cada etapa, si todas las etapas son utilizadas, propietarios de los negocios, fecha de cierre completa, razón de cierre perdido, actividades creadas por representantes, contacto y empresa asociada (y otras asociaciones o etiquetas) y luego puedes seguir por plantillas, secuencias, llamadas y demás actividades específicas. Por supuesto que también de la mano de revisar los tableros de reportes con las principales métricas de negocio o si no existe, crearlo.

Recuerda que estas son solo algunas de las herramientas disponibles y de los procesos de puedes auditar en tu portal HubSpot. A medida que realizas tus auditorias com más frecuencia hacia el camino de RevOps, puedes ir profundizando cada vez más sobre estos temas o sobre otros. 

IMPORTANTE: Durante el proceso de auditoria evitar tocar y corregir cosas en el momento. Esta etapa es de descubrimiento y evaluación. Luego discutirás con el equipo y armarán el plan de trabajo acorde para las mejoras. De esta forma pones en valor el trabajo realizado, participas a las personas involucradas y puedes medir el impacto de las implementaciones.

Cómo interpretar los resultados de la auditoría

Una vez que hayas realizado la auditoría de tu portal en HubSpot, es importante saber cómo interpretar los resultados para tomar desiciones y planificar las acciones concretas a realizar:

1. Prioriza los hallazgos: Analiza los hallazgos de la auditoría y priorízalos en función de su impacto potencial en tu estrategia y resultados o su urgencia. Identifica las áreas que requieren una atención inmediata y establece un plan de acción para abordarlas.

2. Establece metas y plazos: Define metas claras y plazos realistas para implementar las mejoras identificadas en la auditoría. Esto te ayudará a mantener el enfoque y asegurarte de que los cambios se realicen de manera oportuna.

3. Designa responsables involucrados en la toma de decisión o en la implementación de los cambios: Es importante tener claro cuando alguien del equipo debe participar de la toma de decisión o avanzar en las implementaciones requeridas. La auditoria es un trabajo que involucra a toda la compañía.

4. Realiza seguimiento de los resultados: Después de implementar las mejoras, realiza un seguimiento de los resultados para evaluar su impacto. Utiliza las métricas clave identificadas durante la auditoría para medir el éxito de las mejoras y ajustar tu estrategia según sea necesario.

5. Mantén una cultura de mejora continua: La auditoría de tu portal en HubSpot no debe ser un evento único, sino parte de una cultura de mejora continua. Programa auditorías regulares para asegurarte de que tu portal esté optimizado en todo momento y que estés aprovechando al máximo las funcionalidades de HubSpot.

En resumen, realizar una auditoria consiste en tomar nota de todos los descubrimientos y armar un plan de trabajo. Priorizar los hallazgos, establecer metas y plazos, realizar seguimiento de los resultados y mantener una cultura de mejora continua para hacer que el negocio continue creciendo. No dejes que se te escape la tortuga frente a tus ojos.