HubSpot está siempre evolucionando y creando nuevas características y herramientas. El principal reto con el que los súper administradores siempre están luchando es entender cuáles de esas actualizaciones y Betas son realmente importantes, es decir, a las que deberían prestar atención. Así que en este artículo recopilamos una lista de actualizaciones de los últimos 30 días que podrían ser relevantes para tu empresa y por qué.

Principales actualizaciones de HubSpot sobre Permisos:

Permisos en Eventos Personalizados (Enterprise): Esta actualización permite a los súper administradores conceder permisos específicos a usuarios o equipos para gestionar eventos personalizados dentro de la plataforma HubSpot. Esto significa que los usuarios ahora pueden tener acceso personalizado para crear, editar o eliminar eventos personalizados, asegurando que sólo el equipo idónea pueda hacer cambios que podrían afectar el seguimiento de datos y la presentación de informes.

Permisos para usuarios y/o equipos para editar asociaciones: Esta función permite controlar quién puede modificar las asociaciones entre diferentes registros, como contactos, empresas, negocios y tickets. Al establecer estos permisos, los super administradores pueden garantizar que sólo los usuarios o equipos designados puedan modificar estas relaciones críticas, manteniendo la integridad y precisión de los datos.

Permisos para instalar y desinstalar aplicaciones (por separado): Con esta actualización, ahora se pueden asignar permisos distintos para instalar y desinstalar apps dentro de HubSpot. Esta separación de permisos permite un control más granular, asegurando que sólo los usuarios de confianza puedan añadir o eliminar aplicaciones, lo que puede afectar a la funcionalidad y seguridad del entorno.

Permisos para Acceder a Secuencias: Esta característica permite definir qué usuarios o equipos tienen la capacidad de acceder y gestionar secuencias. Las secuencias son flujos de trabajo automatizados que ayudan a agilizar los procesos de comunicación, y el control de acceso garantiza que sólo los usuarios cualificados puedan crear o modificar estas secuencias, manteniendo la coherencia y la eficacia en los esfuerzos de divulgación. Recuerda que esto es aparte de contar con el asiento de ventas.

Permisos para combinar registros: Esta actualización permite a los super administradores especificar qué usuarios pueden fusionar registros duplicados dentro del CRM. La fusión de registros es una función crítica para mantener una base de datos limpia y organizada, y mediante el control de este permiso, se pueden evitar fusiones no autorizadas o accidentales que podrían conducir a la pérdida de datos o confusión.

Nuevos permisos para crear registros (distintos de ver, editar y eliminar): Esta mejora introduce permisos adicionales para crear registros, además de las opciones estándar de ver, editar y eliminar. Ahora puedes asignar a usuarios específicos la capacidad de crear nuevos registros, como contactos o negocios, garantizando que la entrada de datos sea realizada por miembros del equipo con conocimientos y responsables de los procesos específicos.

Disponer de múltiples conjuntos de permisos por usuario (Enterprise): Esta característica permite a los súper administradores asignar múltiples conjuntos de permisos a un mismo usuario, proporcionando flexibilidad en el control de acceso. Ahora los usuarios pueden tener permisos diferentes para diversas funciones o tareas, lo que les permite realizar una gama más amplia de funciones.

Permisos para Gestionar Contenido Privado (Membresías -Content Hub Professional + Enterprise): Esta actualización otorga a los superadministradores la capacidad de controlar quién puede gestionar contenidos privados, como las membresías. Al establecer estos permisos, los puedes garantizar que sólo los usuarios autorizados puedan crear, editar o eliminar contenido privado, protegiendo la información confidencial y manteniendo la exclusividad de las ofertas basadas en membresías.

Permisos sobre Listas: Esta sección proporciona información detallada sobre los permisos relacionados con la gestión de listas dentro de HubSpot. Las listas son esenciales para organizar contactos y segmentar audiencias, y el control de acceso garantiza que sólo los usuarios cualificados puedan crear o modificar listas, manteniendo la precisión y relevancia de los esfuerzos de marketing. Si eres usuario Enterprise, también contarás con la nueva función de asignación de listas por equipos.

Permisos sobre Notas: Esta parte de la actualización se centra en los permisos para gestionar notas dentro del CRM. Las notas son cruciales para documentar las interacciones y la información sobre los contactos, y mediante el establecimiento de permisos, los superadministradores pueden garantizar que sólo los usuarios autorizados pueden añadir, editar o eliminar notas, preservando la calidad, la privacidad y la fiabilidad de la información registrada. Quizás quieras que no todo el mundo vea todo, entonces ahora puedes limitarlo. (Lo misma función está disponible para emails también)

Principales actualizaciones de HubSpot sobre el CRM

Una de las actualizaciones más importantes en el último par de semanas es la nueva capacidad de cambiar el nombre de un objeto. Esto es enorme y con muchos pros y contras. El objetivo de esta nueva actualización es aumentar la adopción en el CRM nombrando los objetos de la forma en que tu industria lo hace, por ejemplo, Pacientes (Contactos en la Industria de la Salud), Estudiantes (Contactos para la Educación) o incluso adaptar las traducciones correctamente (por ejemplo, llamando a los negocios transacciones/Negociaciones/Acuerdos..como se llame en tu empresa).

ADVERTENCIA: Sólo debe tratar de cambiar el nombre, pero no el objetivo o la finalidad del objeto. Documéntalo y comunícalo a todos los usuarios del CRM. También ten en cuenta que por el momento este nuevo nombre no soporta traducción por lo que cada equipo en cada idioma lo verá igual.

Si quiere saber más sobre el cambio de nombre de objetos, te invitamos a escuchar a Lucy en este debate en directo con Chris (en inglés).

Recomendaciones del modelo de datos impulsadas por IA: Breeze, el IA de HubSpot, ofrece ahora recomendaciones personalizadas sobre objetos y propiedades. Utiliza la información sobre tu empresa para crear un conjunto personalizado de sugerencias de configuración sencillas. Ayuda a crear plantillas específicas del sector, como las introducidas el año pasado en la biblioteca de objetos, para poner en marcha rápidamente tu cuenta de HubSpot o ampliar tu modelo de datos actual.

Crear propiedades desde la sección Modelo de Datos (AKA: Data model builder): Esta Beta te permite crear una propiedad personalizada, ver las 10 propiedades más utilizadas por objeto, crear un objeto personalizado y asociarlo a otros todos los objetos desde la sección Modelo de datos, sin tener que estar cambiando constatement a otras secciones. Ahora también puedes exportar una imagen del Canva (objetos y/o asociaciones) y compartirla con tus compañeros de trabajo. Esta nueva función hace que el trabajo de los super administradores sea más rápido y fácil de visualizar. (y si trabajas en un Sandbox de prueba, te va a interesar la última novedad aquí listada)

Correo electrónico de resumen diario del espacio de trabajo de ventas: Un correo electrónico matutino diario que destaca las acciones de ventas más importantes del día. Esta función ayuda al equipo de ventas a priorizar las actividades del día enviándoles una lista clara de las acciones importantes directamente a su bandeja de entrada. Ahora pueden acceder a una vista consolidada de las tareas críticas sin ninguna configuración, tomar medidas inmediatas con un solo clic desde el correo electrónico y prepararse para las próximas reuniones (disponible en la beta privada).

Una nueva característica creada hace un par de meses pero que merece la pena mencionar es el formulario de creación de Flujos de Trabajo o automatizaciones. Los Flujos de Trabajo se han convertido en un objeto en el CRM permitiéndonos crear propiedades dentro de ellos. Y como cualquier otro objeto, podemos personalizar un formulario de creación, en este caso, para los flujos. Esto es ideal para pedir información básica como el equipo que crea el flujo de trabajo, el objetivo, la duración, la campaña, y más. Esto es ideal cuando muchos equipos en tu empresa tienen la capacidad de crearlos y necesitamos que sigan algún procedimiento básico o den información específica. Esto también puede ayudar a estandarizar las convenciones de nomenclatura de tus flujos de trabajo. (también es útil utilizar las propiedades para realizar auditorías de tus automatizaciones)

Convierte las listas estáticas en listas activas con un click: Se acabaron las listas duplicadas y el desorden en tus listas. Ahora puedes convertir tus listas estáticas en activas con un solo click y sin tener que borrarlas o duplicarlas.

Acciones Ask Breathe en flujos de trabajo: para los amantes de experimentar con la IA ahora puedes escribir un prompt en HubSpot para que Breeze AI te ayude con la tarea que necesites. Esto es ideal cuando tenemos datos no estructurados y necesitamos "leer", analizar y luego categorizar. Ahora puedes ordenar a Breeze AI que lo haga por ti.

Limpieza de correos electrónicos de marketing obsoletos: Los administradores ahora tienen la opción de activar una función de limpieza automatizada dentro de la herramienta Account Insights, que archiva de manera eficiente los correos electrónicos de marketing obsoletos y no publicados. Gestionar el desorden en una cuenta grande de HubSpot, particularmente una con un largo historial, puede ser desalentador. Pero ya no más, ahora los administradores pueden dedicar tiempo a tareas más impactantes que archivar correos electrónicos antiguos, deja que HubSpot se encargue de ello.

Otra novedad que cambia las reglas del juego es el Servidor MCP de HubSpot: En el mundo actual impulsado por la IA, los usuarios quieren interactuar con herramientas empresariales esenciales, como Smart CRM de HubSpot, utilizando aplicaciones de IA de lenguaje natural. Esto permite capturar fácilmente registros, notas y tareas. El servidor MCP (Multi-Channel Platform) es un nuevo componente fundacional de HubSpot. Soporta la gestión centralizada y la integración de datos y servicios a través de diferentes hubs de HubSpot. Los super administradores interactuarán con nuevas herramientas y paneles de permisos impulsados por el Servidor MCP para un control aún más estricto de los datos y flujos de trabajo. (requiere la asistencia de un programador, claro)

Por último, pero no menos importante, hay una nueva Beta para desplegar los cambios del sandbox a producción (BETA): Esto debería haber existido hace años, pero por fin podemos desplegar los cambios realizados en nuestro sandbox al entorno de producción de HubSpot. Esta nueva Beta ahorrará mucho tiempo dando a los súper administradores la posibilidad de migrar formularios, listas, emails de marketing, flujos de trabajo, objetos y propiedades al portal de producción sin copy-paste y sin errores.

Mantente al día con HubSpot

Semana a semana hay muchas actualizaciones nuevas y sabemos que esto puede ser abrumador, pero no todas las actualizaciones o Beta son adecuadas para tu negocio, así que respira hondo y analízalas cuidadosamente.

Por supuesto que esto puede tomar tiempo, pero siempre puedes contar con nosotros para asesorarte y ayudarte a identificar aquellas que son relevantes para tu negocio y cómo implementarlas eficientemente. Porque cada portal HubSpot es diferente y la forma de personalizarlo para ti también.

Si quieres seguir aprendiendo sobre las mejores características, puedes unirte a nosotros en el próximo super admin bootcamp, permanece atento y conecta con Lucy y Martin en LinkedIn también.